Як написати листа-прохання, щоб одержувач не відмовив. Як написати електронний лист, щоб його прочитали Що писати з великої літери

Подумайте, наскільки формальним має бути лист.Це визначається відносинами з отримувачем листа. Наприклад:

• Якщо ви пишіть чиновнику, майбутньому роботодавцю, науковому керівнику чи комусь іншому, з ким у вас суто професійні та ділові відносини, то лист має бути формальним.
• Якщо ж ви пишите своєму нинішньому роботодавцю, колезі, родичу та комусь, кого ви знаєте не дуже добре, то допустимо напівформальний стиль листа.

Подумайте, як ви відправите листа, по email або на папері.Це також впливає на ступінь формальності листа.

• Найбільш формальні листи слід набирати на комп'ютері, роздруковувати і надсилати поштою, за винятком тих випадків, звичайно, коли справа не терпить зволікання або коли одержувач віддає перевагу електронній пошті.
• Для неформальних листів підійде і електронна пошта або лист, написаний від руки.
• У разі напівформальних листів необхідно зробити телефонний дзвінок. Якщо в ході розмови ви вирішили, що листування слід вести по email - що ж, тому. Якщо ж ви не впевнені у цьому – пишіть звичайні листи.

Усі ми свого часу щось у когось просили. Не дивуйтесь. Просили навіть ті, хто наполегливо зараз заперечує сам факт будь-якого прохання.

Згадайте, як ми в дитинстві просили гроші на морозиво у батьків, потім вималі хорошу оцінку у викладачів, коли трохи не дотягували, а потім випрошували зайвий вихідний на роботі.

Втім, побутові та повсякденні питання є не єдиними «соратниками» прохань.

Ділове життя сучасної людини теж щільно пов'язане з проханнями. І лист-прохання вже давно вважається потужним інструментом досягнення відправником заданої мети.

Це невід'ємна і дуже важлива частина ділового листування. Відповідно, від того, як складено лист, залежить кінцевий результат - чи буде задоволено прохання або ви отримаєте ввічливу відмову:

Шановний директор компанії!

Нам терміново потрібні кошти задля досягнення ____. Чи не хочете взяти участь?

З повагою, ____.

Як ви вважаєте, такий лист може мати позитивний відгук? Можна припустити, що тут навіть відмова буде не зовсім чемною.

Важливо вміти правильно складати лист-прохання, щоб максимально наблизитись до заданої мети. В іншому випадку вас проігнорують, і ви лише дарма витратите свій час.

№1. Персональне звернення

Нічого екстраординарного тут нема. Цей прийом усі добре знають. Але багато хто про нього забуває. Прикро! Тому що персональне звернення «працює» набагато краще за безлике.

Кому подобається, коли до нього звертаються «узагальнено»? Це як вуличне «Гей…». Погодьтеся, ви швидше відреагуєте на своє ім'я, ніж на поклик у стилі «Гей, шановний!».

Так і в листі-проханні. Ви звертаєтеся з проханням до конкретної людини, тому постарайтеся дізнатися ПІБ одержувача листа.

Звичайно, бувають ситуації, за яких такий підхід неможливий. У будь-якому випадку намагайтеся максимально персоналізувати звернення.

Можна, можливо:« Шановні пані та панове!». Але краще: " Шановні товариші педагоги та вчителі!».

Можна, можливо: « Дорогі діти!». Але краще: " Дорогі наші хлопчики та дівчата!».

Думаємо, основну думку ви вловили.

№2. Чому саме він?

Поясніть одержувачу листи-прохання, чому ви направили своє прохання саме йому. Людина повинна розуміти, що вона для вас унікальна і від неї залежить успіх того чи іншого заходу.

• Ви спеціаліст в області ____.
• Ваша компанія займає лідируючі позиції у сегменті ____.
• Тільки Ваш відділ працює без ____.

Спробуйте привернути до себе адресата - акуратно додавайте компліменти (в межах розумного):

• Ви свого часу блискуче завершили ____.
• Ви є неперевершеним майстром ____ у нашому місті.
• Ваші проекти надали неоціненну послугу ____.

Запам'ятайте! Компліменти мають бути заслуженими (реальні якості, вчинки, регалії), а не «притягнутими за вуха».

№3. І знову вигоди

Вигоди. Так, нікуди не дінешся. Усі шукають свою вигоду, причому не завжди у «грошовому еквіваленті».

Наводьте головні аргументи та аргументи, згідно з якими одержувачу листа-прохання вигідно задовольнити ваше прохання. Грайте на людських слабкостях.

Що це буде? Тут усе залежить від конкретної ситуації.

Визнання. Вам, як заслуженому ____, буде приємно спостерігати за спеціально обладнаними та огородженими дитячими майданчиками у Вашому рідному місті…

Амбіції. Фахівців, із якими Вам доведеться працювати завтра, потрібно формувати вже сьогодні. Тому Ви можете вкласти в молоде покоління ____ свої знання, досвід та…

Співчуття. На жаль, проблема безпритульних дітей сьогодні є особливо актуальною. Число діток, які живуть на вулицях нашого міста, вже наближається до ____. Діти потребують участі, допомоги, співпереживання. Без нас їм не впоратися.

№4. Ваші успіхи

Адресат повинен чітко розуміти, що він має справу із серйозною людиною, яка не перший день «у своїй роботі» (не багато хто погодиться співпрацювати з «неперевіреними» новачками).

Тому, якщо у вашому «послужному списку» є якісь успіхи та досягнення – краще їх вказати у листі-проханні. Таким чином ви благополучно подолаєте бар'єр із недовіри та сумнівів.

Не забувайте і про «досягнення» у проекті, щодо якого ви звертаєтеся до адресата. Природа людини така, що дуже складно починати з нуля. А ось продовжити (або закінчити) розпочате – це інша справа.

• Будівництво ____ вже виконано на 87%. Але без Вашої допомоги воно не зможе вчасно завершитись. Ми пропонуємо вам…
• У нашому розпорядженні є вже ____. Для досягнення заданої мети нам не вистачає ЛИШЕ ____.

№5. Конкретне прохання

Не ходіть навколо, та навколо. Не вуалюйте своє прохання нагромадженням зайвих і розмитих слів. Чітко викладайте суть питання.

У чому це має бути?

По-перше, адресат, відкривши листа, повинен розуміти – що від нього хочуть, а не розгадувати ребуси на тему «у мене просять чи мені дають». По-друге, ваше прохання має виражатися в точних цифрах та діях.

Ви хочете отримати конкретну допомогу? Тоді просіть про виконання одержувачем листа КОНКРЕТНИХ дій.

• До завершення проекту ____ нам потрібні $3250 на ____.
• Чекаємо на Вас на ____. Захід зі збору ____ проходитиме 17 листопада о 14.30 за адресою ____.
• Просимо Вас зменшити орендну плату за автомобіль до $10 на добу.

№6. Гучні імена

Ще один цікавий прийом, що збільшує ефективність листа-прохання. Полягає він у висвітленні осіб (компаній), які вже дали свою згоду на участь у проекті.

Цим ви стимулюєте адресата до прийняття позитивного результату (« Ага, якщо ____ погодився, то чим я гірший?!»).

• У нашому ____ ВЖЕ беруть активну участь ____.
• У оголошеному нами професійному марафоні на тему ____ вже зареєструвалися ____.

№7. Важливі підсумки

Тут усе просто. Обов'язково в кінці листа підбивайте підсумки (значні моменти та основні акценти).

• Від Вашого рішення тепер залежить успішне завершення та подальший добробут ____.
• На Вас покладають свої надії ____ молодих спеціалістів.
• Молоді матусі та їхні малюки чекають з нетерпінням появи у нашому місті ____.

№8. Контакти

« І так зрозуміло!», – скажете ви. Зрозуміло, але не всім. Контактні дані мають надаватися у повному обсязі.

Однак не потрібно «утрувати» і вказувати всі можливі форми зворотного зв'язку або навпаки – надсилаючи листа електронною поштою, наївно вважати, що зворотної адреси цілком достатньо.

Попросіть одержувача листа-прохання 2-3 варіанти контактних даних. Цього цілком достатньо.

Ремарка

Тому…

Будьте максимально відвертими та щирими, складаючи лист-прохання.

Це перше правило результату.

Вдалого вам дня та завжди гарного настрою!

Сьогодні розповім про те, що ж писати в розсилці, щоб і передплатникам було цікаво, і можна було здійснити повторний продаж.

Подаю це у вигляді коротких правил. Дотримуйтесь їх і ви зможете успішно використовувати такий відмінний інструмент продажу як e-mail розсилання.

1. Поставте себе місце клієнта
Перед тим, як почати писати листи клієнтам, спитайте себе, чого вони хочуть. Хто як не ви знаєте свою цільову аудиторію, їх інтереси та переваги. Знаєте, про що їм буде цікаво читати.
Якщо у вас магазин одягу, не пишіть тільки про нові колекції, акції та розпродажі. Напишіть про тенденції в моді, як правильно вибрати розмір, як поєднувати різні елементи одягу.

2. Зробіть усе, щоб вашого листа відкрили
Уявіть, що ваш лист лежить у листах, що входять серед інших. Воно може бути видалено одним клацанням миші. Тому лише тема листа може змусити передплатника відкрити його. Є багато прийомів написання заголовків. Тут чудово працює принцип "Як ви яхту назвете, так вона і попливе". Дуже доступно, з безліччю прикладів, Ден Кеннеді описує типи заголовків у своїй книзі «Продає лист». Почитайте, там не лише про заголовки.

Ось три приклади, які ви зможете успішно використовувати:

№1. Хто ще хоче…..?
Хто ще хоче ідеальну фігуру
Кому ще потрібна додаткова година щодня?
№2. Якщо ви…..
Якщо ви вважаєте, що не можете собі дозволити<товар>, то ви просто не врахували<скидку, акцию, предложение>
№3. …..способов……
10 простих способів створити образ для ранньої весни
5 способів втратити продаж повільно та болісно

3. Зробіть усе, щоб вашого листа прочитали
У цьому вам допоможе дизайн листа. Він має бути простим і зручним. Пам'ятайте – ви звертаєтесь до ваших клієнтів. Текст листа має чіпляти, зацікавити читача. Ви повинні заволодіти його увагою, а потім робити це знову і знову. Використовуйте метафори. Чим яскравіше порівняння, тим привабливішим і зрозумілішим є тест.
Так само як і з сайтом - користувач повинен легко знайти всю інформацію, що його цікавить - контакти, зворотний зв'язок, легко перейти до детального читання статті, негайно скористатися пропозицією. Не потрібно змушувати клієнта думати, як йому зв'язатися з вами.

4. Заклик до дії
Якщо ви думаєте, що людина прочитавши ваш лист, одразу набере ваш номер або піде додавати товари в кошик – ви помиляєтесь. Його потрібно ненав'язливо підштовхнути до потрібних вам дій. Для цього використовуйте заклик до дії.
Він складається з двох частин: дієслово + суть речення.
Якщо ви описуєте новий товар або послугу, легко «штовхніть» читача в потрібну сторону: «Купіть зараз», «Додати товар до кошика», Зробити замовлення».
Якщо ви пропонуєте акцію, знижку, сезонну пропозицію – покажіть людині, що вона залишиться ні з чим, якщо не скористається прямо зараз. Купуйте прямо зараз з 15% знижкою
Не відпускайте покупця до конкурентів.

5. Пишіть грамотно
Це може бути очевидним. Не поспішайте. Я не раз отримував листи від шановних компаній, у яких були не лише друкарські помилки, а й помилки. Це дало мені привід засумніватися у їхній компетенції. Якщо хочете, щоб вам довіряли – перевіряйте, перевіряйте та ще раз перевіряйте.

6. Мінімалізм
Не перевантажуйте читачів, особливо це стосується новин. Цілком достатньо 2-3 важливі новини. Не використовуйте довгих речень. Якщо таке сталося – розбийте на кілька коротких.

7. Не набридайте
Думаю не варто говорити про те, що надсилати листи щодня не варто. 3-4 рази на місяць цілком достатньо.
Найкращими днями для розсилок є
- Вівторок
- Середа
- Четвер
Найкращим часом дня вважається
Ранок із 9:00-10:00
День із 15:00-17:00
Вечір з 19:00-22:00
Намагайтеся потрапити в одне з цих вікон.

Коли пишете листа, пам'ятайте, що ваші одержувачі не сіра маса незнайомих людей, а ваші потенційні клієнти. Пишіть не всім, а кожному.Орієнтуйтеся на те, що читач буде чіплятися до кожної дрібниці та суворо фільтрувати інформацію, яку ви хочете йому подати.

Ви впевнені, що серед сотень листів, які проглядає одержувач, ваш лист дійсно виділяється? Фахівці з розвитку кар'єри та маркетологи розповіли про те, як правильно вказувати тему електронного листа, щоб одержувач обов'язково його відкрив та своєчасно відповів на нього.

1. Завжди вказуйте тему листа

Ігнорування поля теми листа є найбільшою помилкою відправника, який розраховує отримати своєчасну відповідь. Тема листа, як правило, вказує одержувачу зміст повідомлення та змушує його прийняти рішення – відкривати чи не відкривати листа. Електронне повідомлення з порожнім полем теми, швидше за все, буде відразу видалено, оскільки дратує одержувача, адже йому необхідно буде відкрити лист, щоб дізнатися, про що в ньому йдеться.

2. Спочатку вкажіть тему листа, а потім починайте написання повідомлення

Багато людей вважають, що тема листа є другорядним завданням після його написання. Однак Аманда Августин, яка займається консультуванням щодо розвитку кар'єри в компанії The Ladders, наголошує, що саме тема листа є пріоритетною для автора. По-перше, саме тема задає тон повідомленню, а по-друге, не дозволяє відволікатися на інші теми.

3. Будьте короткі

Тоді як при відкритті скриньки з вхідною поштою на моніторі комп'ютера ви можете бачити в темі 60 символів, на смартфоні ви зможете побачити лише 25-30 символів. Тому помістіть тему листа у 6-8 слів. Цього буде більш ніж достатньо.

4. Вкажіть найважливіше на початку теми листа

Дмитро Леонов, віце-президент компанії SaneBox, розповів, що близько 50% листів проглядаються з мобільних телефонів. Зважайте на це, і пишіть найголовніше на початку теми листа. А якщо ні, то в 50% випадків важливі частини повідомлення можуть бути просто обрізані мобільними пристроями і не прочитані одержувачами.

5. Уникайте непотрібних слів

Не засмічуйте тему листа такими непотрібними фразами, як "Доброго дня", "Приємно познайомитися", "Дякую" і так далі. По-перше, вони нічого не означають для одержувача. По-друге, ви можете сміливо використовувати їх у самому листі, що буде навіть більш логічно.

6. Будьте зрозумілі та конкретні у темі листа

У темі листа має бути зазначено саме те, про що в листі йтиметься. Саме за темою листа одержувач має розставляти пріоритети та вирішувати, коли саме йому необхідно відповісти на нього. Наприклад, повідомлення у темі "У вас є зараз вільний час для вирішення мого питання?" дуже розпливчасто, тому що не дає розуміння одержувачу, що саме від нього хочуть, і змушує відкрити листа. Тому, якщо ви відправляєте резюме, то в темі сміливо пишіть своє ім'я та назви вакансії, на яку претендуєте. А якщо хочете поставити запитання про поточний проект своєму колегі чи партнеру, то в темі вказуйте назву конкретного проекту.

7. Зробіть тему простою та закликаючою до дії

Ця рада особливо корисна маркетологам і тим, хто надсилає рекламні листи. Віце-президент компанії Hub Spot Кіп Боднар радить написати таку тему листа, яка б закликала одержувача до дії, зацікавила б його.

8. Використовуйте ключові слова для подальшого пошуку та фільтрації

Багато професіоналів в електронній пошті є тематичні папки, а також вони активно використовують фільтри для пошуку тих чи інших листів. Тому, якщо в темі вашого листа подібних міток немає, то ваш лист, швидше за все, просто не помічено. Тому дуже важливо використовувати ключові слова, що відображають тему листа, щоб надалі одержувач міг його легко знайти через систему пошуку.

9. Вкажіть, якщо вам потрібна відповідь

Коли людина отримує лист, йому також важливо знати, чи необхідно йому просто прочитати або ж на нього необхідно відповісти. Тому, каже Аманда Августин, вказуйте у темі листа "Будь ласка, дайте відповідь" або "Будь ласка, прочитайте". Також ви можете використовувати вираз "До вашої інформації". Воно використовується, щоб повідомити одержувачу про те, що повідомлення буде цікавим. У діловому електронному листуванні наголошує, що відправник хоче проінформувати одержувача, але при цьому повідомлення не є дорученням і не вимагає від одержувача виконання дій, безпосередньо пов'язаних із повідомленням.

10. Вкажіть дедлайн у темі листа

Якщо в тілі листа ви надсилаєте багато інформації, але вам необхідно, щоб на неї відреагували у визначені терміни, вкажіть їх у темі листа. Це значно збільшить шанси прочитання та своєчасного реагування на повідомлення. Наприклад, можна вказати: "Будь ласка, дайте відповідь на цей лист до кінця робочого дня п'ятниці".

11. Якщо до цього одержувача вас хтось направив, дайте про це знати

Якщо контакт одержувача дав вам якийсь партнер, клієнт, колега, то вкажіть його ім'я прямо в темі, а не в самому листі. По-перше, знайоме ім'я приверне увагу отримувача. По-друге, воно дасть уявлення одержувача про проект чи питання, з яким ви можете до нього звертатися.

12. Виділіть те, що хочете запропонувати

Якщо ви надсилаєте "холодний лист", то не знаєте, чи зацікавить вашу пропозицію вашого одержувача. Тому вкажіть у темі те, що пропонуєте, а також розкажіть про бонуси - знижки, спеціальні пропозиції.

13. Вкажіть ім'я одержувача або назву компанії

Ви повинні знати, кому надсилаєте листа. І одержувач також повинен відразу ж зрозуміти, що цей лист призначається саме для нього. Кіп Боднар заявляє, що одним з найкращих способів показати це є вказівка ​​його імені або назви компанії в темі листа. Наприклад, ви можете написати так: "Володимире, погляньте на ці цифри: обсяг продажів компанії збільшився на 25%".

14. Використовуйте слова, що обмежують термін відповіді на лист

Якщо ви хочете привернути чиюсь увагу та переконати одержувача відповісти вам, то в темі листа вкажіть термін вашої пропозиції. Наприклад: "Реєстрація обов'язкова сьогодні", "Кількість місць обмежена - поспішайте записатися на захід".

15. Не починайте пропозицію у темі листа, який закінчується у самому листі

Якщо ви починаєте писати будь-яке запитання чи пропозицію у темі листа, то закінчуйте його відразу, не продовжуючи у листі. Одержувача це дратує, оскільки змушує його відкривати листа і продовжувати прочитання. Подумайте, можливо для короткого питання більше підійде месенджер або навіть дзвінок?

16. Перечитайте повідомлення у темі листа

Аманда Августин радить перед відправкою перечитати тему листа. Навіщо це? Дуже часто, коли відправник відправляє цілу "пачку" листів різним одержувачам, забуває змінити ім'я або назву компанії в темі листа. Це може дратувати отримувача або навіть образити. Тому перш ніж надіслати листа, перечитайте його та перевірте на невідповідності.

17. Не пишіть у верхньому регістрі

Використання слів, написаних у верхньому регістрі, привертає увагу, але у неправильному напрямі. Такий спосіб робить лист важким для прочитання та змушує одержувача турбуватися на підсвідомому рівні. Натомість ви можете використовувати тире, двокрапки, щоб провести якусь межу між словами і зробити на чомусь акцент.

Переклад статті підготувала Катерина Нікітіна за матеріалами Business Insider

Що робити, якщо вам не відповіли на листа. Як писати, щоб завжди відповідали.

У східних країнах складання листа – ціле мистецтво. У ньому використовують слова, які ніколи не вживаються в мовленні, обов'язково обговорюють погоду, запитують у адресата його думку про красу природних явищ, і лише потім переходять до справи. У нас все простіше. Якщо ви в темі листа або першому абзаці не оголосите, що ви хочете, вашого листа вважатимуть нудним і затягнутим, і кинуть читати. Як писати листи, щоби на них завжди відповідали?

Чому вам не відповідають на лист? Помилки у листі

В адресата може бути безліч причин для того, щоб залишити ваш лист без відповіді. Не треба відразу підозрювати його в неприязні чи небажанні спілкуватися.

Можливо йому зручніше зв'язуватися з вами по телефону або розмовляти особисто. Або він прийняв вашого листа до уваги, вважаючи, що відповідь не потрібна. Іноді люди не відповідають на лист одразу, а чекають, доки кореспонденція накопичиться. Адже легше відповісти на кілька послань, ніж надсилати по одному.

Але якщо ваші листи залишаються без відповіді все частіше, є привід замислитись. Які помилки люди роблять при складанні послань?

1. Помилки у буквальному значенні. Граматичні. Можливо, ви пропускаєте багато розділових знаків, і пропозиції стають нечитаними. Згадайте знамениту фразу «страти не можна помилувати». Цілком незрозуміло, що хотів сказати автор. У той же час орфографічні помилки можуть змінити слова до невпізнання. На читання листа з помилками йде набагато більше сил та часу. У нашому динамічному світі легше відкинути «бракований» лист, ніж виправляти його
2. Ваш лист схожий на спам. Це відбувається, коли ви забуваєте про адресата і пишете якомусь «середньостатистичному» співрозмовнику. Такий лист не містить ні звернення на ім'я, ні індивідуальних питань. А на безлику розсилку відповідати не прийнято
3. Ви не можете вичленувати головне. Серед подробиць та дрібних деталей може загубитися тема. Можливо, людина прочитала ваш лист, але так і не зрозуміла, що ви від нього хочете

На які листи відповідають одразу? Що потрібно додати до листа, щоб на нього звернули увагу та відповіли?

Знаменитий публіцист Гліб Архангельський ділиться досвідом: на які листи хочеться відповідати одразу?

• У доброму посланні ідея має бути чітко сформульована та заявлена ​​у темі листа. Постарайтеся «стиснути» текст до двох-трьох абзаців. Якщо потрібні подробиці, поясніть у подальшому листуванні
• Не забувайте відбивати пропозицію точкою та великою літерою, проставляйте абзаци. Якщо не визначилися, як звернутися до співрозмовника - на "ти" або на "ви", краще виберіть останній варіант. І найнесподіваніше: ніколи не забувайте залишити зворотні контакти в тілі листа. Можливо, ваша зворотна адреса просто загубилася
• Якщо у вас є необхідність прикріпити щось до письма, позначте це в тексті і коротко опишіть, яка інформація там знаходиться. Адже завантажити, знайти, відкрити та переглянути окремий файл – це теж праця для адресата. Те саме стосується посилань

Якщо ви використовуєте імейл або пошту як засіб зв'язку з цією людиною вперше, не полінуйтеся передзвонити та уточнити: чи надійшов лист? Іноді налаштування захисту від спаму можуть «проковтнути» ваш лист. Нічого вже не кажучи про нашу знамениту (не з кращого боку) пошту Росії.

Яскравий перший рядок: Дуже терміново!

Листи нерідко починаються із фраз «Дуже терміново!», «Важливі відомості!», «Увага сюди». Яскраві пропозиції завжди привертають увагу. Тому їх використали вже мільйон разів. Це побитий прийом. Ефективніше коротко і помітно формулювати те, про що йтиметься в самому листі.

Ємний текст листа: коли вашого листа не хочуть читати довго

Раніше з листів складали цілі романи. Вони вражали глибиною думки співрозмовника, витонченістю його мови, дотепністю та ерудицією. Зараз, коли ритм життя неймовірно прискорився, адресат більше оцінить стислість.

Продумайте листи. Потім коротко сформулюйте кожен пункт цього плану. Це й будуть абзаци. Якщо крім основної інформації ви хочете ще й поговорити про життя, залишайте всю «лірику» наостанок.

Як грамотно написати листа, щоб завжди отримувати відповідь: поради та відгуки

Більшість листів має однакову структуру. Якщо ви оволодієте технікою складати послання відповідно до неї, листи читатимуться легко. Значить, і відповідь не забариться. Структура ця така.

1. Вітання. В інтернеті дуже поширена фраза «Доброго дня доби!» Вона допустима як в особистому, так і в діловому листуванні. Згадайте ім'я співрозмовника. Так він знатиме, що він – не частина великої розсилки, а лист призначений йому особисто
2. Подання. Не забудьте написати не лише своє ім'я, а й щось, що допоможе вашому співрозмовнику ідентифікувати вас. "Це Марія" - така фраза не скаже людині нічого. «Це Марія Іванова із сусіднього офісу. Ми разом добиралися на таксі минулої п'ятниці» — і ось ваш адресат вже точно пригадав вас
3. Основна частина. Намагайтеся викласти коротко. Якщо це особистий лист, можна додати кілька жартів або посилань, які стосуються справи. Не використовуйте довгих речень. Ви легко заплутаєтесь у пунктуації, а ваш співрозмовник втомиться читати. Найчастіше використовуйте питання
4. Замість того, щоб написати: «Надіслати мені фотографії з корпоративу», — використовуйте фразу: «Коли ви зможете надіслати мені фотографії?» Тепер ваш співрозмовник має стимул написати вам теж, адже залишати питання без відповіді непристойно. Не зловживайте вступними словами
5. "Лірика". Тепер можна обговорити питання, що опосередковано належать до теми. Це можуть бути чергові питання: як має ваша мама? як вам така погода для початку весни? Чи загальні спогади, переживання: ви вже бачили нову краватку шефа? ви не знаєте, коли нам поміняють зламаний кулер
6. Прощання. Перед тим, як поставити крапку, не забудьте додати фразу на кшталт «заздалегідь дякую за відповідь»
7. Завершіть листа своїми контактними даними. Не обмежуйтесь е-мейлом та адресою. Можливо, людина захоче передзвонити вам чи написати смс

Повага - запорука довірчого ставлення

Іноді люди не відповідають на листа тому, що їм здалося: ви не виявили належної поваги. У кожного свій критерій щодо цього.

• помилки. Неписьменність або неохайність у тексті можна вважати за неповагу. Є люди, які принципово не читатимуть листа, де немає пробілу після коми або тире замінено на дефіс
• відсутність вітання чи прощання
• Інші форми ввічливості. Якщо у вас є прохання, супроводьте його словом «будь ласка»

Щоб не стати жертвою конфузної ситуації, обов'язково перечитуйте листа після написання. У цьому постарайтеся побачити його очима адресата. Перевіряйте не тільки помилки, але й адресу, тему, правильність посилань та вкладень. Простежте, як лист про «нову краватку шефа» не пішов до самого шефа.

Мотивація до відповіді: запитайте те, у чому відповідальний добре обізнаний

Щоб налагодити комунікацію, можна спочатку змусити співрозмовника «осідлати коханого коника». Грубий приклад: якщо ви хочете зайняти у мами грошей, спочатку спитайте у неї рецепт фірмового борщу, і тільки в наступному листі натякніть, що у вас не вистачає на хорошу яловичину.

Найскладніше – мотивувати людину відповісти вам уперше. Потім, коли комунікацію вже буде налагоджено, співрозмовник відповідатиме вам «на автопілоті».

Якщо все ж відповіді не було

• Переконайтеся, що ваш лист надійшов до адресата. Для цього використовуйте інші засоби зв'язку. Якщо його було отримано, уточніть, можливо, в інший раз краще зв'язуватися не по-мейлу, а через соціальні мережі або скайп
• При складанні наступного послання постарайтеся поставити якийсь дедлайн, тобто конкретну дату, до якої він повинен відповісти.
• Приклад: «Будь ласка, надішліть мені розклад лекцій. У понеділок закінчуються канікули. Я не знаю, скільки мені йти в університет. Ви зможете зробити це до п'ятниці
• І головне: візьміть за правило відповідати на листи, адресовані вам. Цьому навчає і етикет, і ділові правила. 10 хвилин на день — і ваша кореспонденція не накопичуватиметься

Грамотні приклади написання текстів «з відповідями»

Особистий лист

Привіт, любий Мишко! Це Олег. Ми разом були у літньому таборі на озері Солоне.

Пам'ятаєш, у нас була розмова про гурт «Кіно»? Ти казав, що можеш надіслати мені посилання на сайт, де можна завантажити їхні пісні у форматі караоке. Наступного тижня ми матимемо вечір військової пісні. Я хочу, щоб наш клас заспівав «Групу крові». Але нам потрібна фонограма. Ти зможеш дати мені посилання цього тижня?

До речі, як там руда Катька, з якою ти танцював на дискотеці? Її не пересадили із тобою за одну парту? Як ти відзначив минулий Новий рік? Я їздив із Москву і був на кремлівській ялинці. Якщо цікаво, я розповім тобі про це у наступному листі.

Напівофіційне листування

Доброго часу доби, Ірино! Це Олексій. Ми застрягли з вами у ліфті минулого тижня, пам'ятаєте?

Я все ще хочу отримати від вас адресу сайту. Пам'ятаєте, ви сказали, що замовили там сеанс гри у боулінг із великою знижкою? Цієї суботи в мене вільний вихідний. Збираюсь згадати, що це за вид спорту. До речі, як там ситуація? Чи достатньо куль? Чи видають змінне взуття?

І ще. У мене є фірмова техніка, яка дозволяє вибивати з першого разу якщо не страйк, то спер. Можу розповісти докладніше. Або покажу на прикладі. Буду радий, якщо ви приєднаєтеся до мене цієї суботи.

До зустрічі.

Відео: правила етикету для електронної пошти